Inleiding

Het beheren van gegevens is een van de belangrijkste taken van elke organisatie. Of het nu gaat om financiële gegevens, klantinformatie of bedrijfsdocumenten, het is van cruciaal belang dat gegevens op een veilige en georganiseerde manier worden bewaard. Een belangrijk onderdeel van gegevensbeheer is het bepalen van de bewaartermijn van gegevens. Organisaties moeten zorgvuldig afwegen hoe lang bepaalde gegevens moeten worden bewaard voordat ze worden verwijderd of vernietigd.

Retention Labels & Policies zijn tools die organisaties kunnen gebruiken om gegevensbeheer te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Met Retention Labels & Policies kunnen organisaties bepalen hoe lang bepaalde gegevens moeten worden bewaard voordat ze worden verwijderd of vernietigd. Dit zorgt niet alleen voor een betere gegevensbeveiliging, maar ook voor naleving van wet- en regelgeving.

Retention Labels zijn labels die kunnen worden toegepast op documenten en andere gegevens, waarbij de bewaartermijn van deze gegevens wordt vastgesteld. Met Retention Labels kunnen organisaties documenten en gegevens automatisch verwijderen nadat de bewaartermijn is verstreken. Retention Policies zijn op hun beurt overkoepelende regels die van toepassing zijn op alle gegevens binnen een bepaalde locatie, zoals SharePoint of Exchange Online.

In deze blogpost zullen we de voordelen van Retention Labels & Policies bespreken en hun gebruik binnen verschillende platforms, zoals SharePoint, OneDrive, MS Teams en Exchange Online, in detail bespreken. Ik zal ook het verschil tussen Retention Policies en Retention Labels uitleggen en afsluiten met een samenvatting en conclusie.

Voordelen van Retentie Labels

Retention Labels zijn labels die kunnen worden toegepast op inhoud, zoals documenten, e-mails en chats, om de bewaartermijn van die inhoud te bepalen. Het toepassen van Retention Labels op gegevens heeft verschillende voordelen voor organisaties. Hieronder enkele voorbeelden:

1. Efficiëntie: Retention Labels zorgen voor een efficiënt beheer van gegevens. Door het toepassen van een label kan de bewaartermijn van de gegevens automatisch worden bepaald, wat tijd en moeite bespaart voor het handmatig beheren van gegevens.
2. Beveiliging: Retention Labels zijn een effectieve manier om gegevens te beveiligen. Door gegevens automatisch te verwijderen na een bepaalde periode, kunnen organisaties ervoor zorgen dat gegevens niet onnodig worden bewaard en dat de kans op datalekken en beveiligingsinbreuken wordt verminderd.
3. Naleving: Retention Labels zijn belangrijk voor nalevingsdoeleinden. Het helpt organisaties om te voldoen aan regelgeving en beleidsrichtlijnen voor gegevensbeheer, waardoor risico’s en boetes worden vermeden.

Waarvoor gebruik je Retention Labels?

Retentie Labels worden gebruikt om de bewaartermijn van gegevens te bepalen en kunnen op verschillende soorten inhoud worden toegepast, zoals e-mails, documenten en chats. Er zijn verschillende situaties waarin het gebruik van Retention Labels nuttig kan zijn, zoals:

1. Archivering: Retention Labels kunnen worden gebruikt om gegevens op te slaan voor toekomstig gebruik of referentie. Dit kan nuttig zijn voor organisaties die veel historische gegevens moeten bewaren.
2. Verwijdering: Retention Labels kunnen worden gebruikt om gegevens automatisch te verwijderen na een bepaalde periode. Dit is vooral handig voor gegevens die niet langer relevant zijn of die niet meer nodig zijn voor bedrijfsdoeleinden.
3. Naleving: Retention Labels kunnen worden gebruikt om te voldoen aan regelgeving en beleidsrichtlijnen voor gegevensbeheer. Hierdoor kan de organisatie risico’s en boetes vermijden.

Gebruik binnen SharePoint en OneDrive

Retention Labels kunnen worden toegepast op documenten in SharePoint en OneDrive. Wanneer een Retention Label is toegepast op een document, wordt het document automatisch verwijderd of gearchiveerd wanneer de bewaartermijn is verstreken. Dit zorgt ervoor dat de gegevens veilig en georganiseerd worden bewaard, zonder dat medewerkers zich zorgen hoeven te maken over het handmatig beheren van documenten. Het gebruik van Retention Labels binnen SharePoint en OneDrive is ook nuttig omdat deze platforms vaak worden gebruikt om documenten te delen en samen te werken. Door Retention Labels toe te passen, kan de organisatie er zeker van zijn dat gegevens veilig worden bewaard en dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de documenten.

Gebruik binnen MS Teams

Retention Labels kunnen ook worden toegepast op chats en bestanden in MS Teams. Dit is vooral nuttig voor organisaties die veel gebruikmaken van MS Teams voor communicatie en samenwerking. Door Retention Labels toe te passen op chats en bestanden, kan de organisatie ervoor zorgen dat gegevens veilig worden bewaard en dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de gegevens.

Gebruik binnen Exchange Online

Retention Labels kunnen ook worden toegepast op e-mails in Exchange Online. Dit is vooral nuttig voor organisaties die veel gebruikmaken van e-mails voor communicatie en informatie-uitwisseling. Door Retention Labels toe te passen op e-mails, kan de organisatie ervoor zorgen dat gegevens veilig worden bewaard en dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de e-mails.

Verschil tussen Retention Policies en Labels

Retention Policies en Retention Labels zijn beide belangrijke tools voor het beheren van gegevens binnen een organisatie, maar er zijn enkele belangrijke verschillen tussen deze twee concepten.

Een Retention Policy is een algemene regel die van toepassing is op alle gegevens binnen een bepaalde locatie, zoals SharePoint of Exchange Online. Een Retention Policy kan bijvoorbeeld bepalen dat alle e-mails die ouder zijn dan 2 jaar automatisch worden verwijderd. Deze regel is dan van toepassing op alle e-mails in de specifieke locatie waar de Retention Policy is ingesteld. Retention Policies kunnen dus als overkoepelende richtlijnen dienen, en zijn nuttig voor het toepassen van algemene bewaartermijnen op gegevens.

Een Retention Label daarentegen is een specifieke label die kan worden toegepast op individuele bestanden of e-mails. Een Retention Label kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de bewaartermijn van een specifiek document te bepalen, ongeacht waar dit document zich bevindt binnen de organisatie. Dit betekent dat Retention Labels kunnen worden gebruikt om individuele bestanden of e-mails te beheren en te beschermen, ongeacht hun locatie.

Retention Policies en Retention Labels kunnen ook samen worden gebruikt. Een Retention Policy kan bijvoorbeeld worden ingesteld om automatisch alle e-mails na 2 jaar te verwijderen, terwijl een Retention Label kan worden toegepast op specifieke e-mails die moeten worden bewaard voor juridische of compliance-doeleinden. Hierdoor kan de organisatie voldoen aan de algemene bewaartermijnen die zijn vastgelegd in de Retention Policy, terwijl belangrijke e-mails toch kunnen worden bewaard door middel van een Retention Label.

Het belangrijkste verschil tussen Retention Policies en Retention Labels is dus dat Retention Policies algemene regels zijn die van toepassing zijn op alle gegevens binnen een bepaalde locatie, terwijl Retention Labels specifieke labels zijn die kunnen worden toegepast op individuele bestanden of e-mails. Door het gebruik van beide tools kan de organisatie een volledig en effectief gegevensbeheerprogramma opzetten en haar informatiebeveiligingsproces optimaliseren.

Samenvatting en Conclusie

Retention Labels & Policies zijn belangrijke tools voor het beheren van gegevens binnen een organisatie. Door het gebruik van Retention Labels kan de organisatie gegevens efficiënt beheren, beveiligen en voldoen aan regelgeving en beleidsrichtlijnen voor gegevensbeheer. Retention Labels kunnen worden toegepast op verschillende soorten inhoud, zoals documenten, e-mails en chats, en kunnen worden gebruikt binnen verschillende platforms, zoals SharePoint, OneDrive, MS Teams en Exchange Online. Het verschil tussen Retention Policies en Retention Labels is dat Retention Policies algemene regels zijn die van toepassing zijn op alle gegevens binnen een bepaalde locatie, terwijl Retention Labels specifieke labels zijn die kunnen worden toegepast op individuele bestanden of e-mails. Door het toepassen van Retention Labels en Policies kan de organisatie haar gegevens efficiënt beheren en beschermen, en haar informatiebeveiligingsproces optimaliseren.